Pour éviter tout problème lié au manque de données essentielles ou à la surcharge de données inutiles, une bonne planification est d’abord nécessaire.

Déterminer quelles sont les informations importantes à faire circuler pour s’assurer que tous les exécutants soient en mesure de faire avancer le projet est de la responsabilité du client ou du chargé de projet. Pour rendre le processus encore plus pertinent, profitez-en pour répertorier les informations inutiles au fonctionnement de vos affaires. Rien de tel qu’un bon ménage administratif pour reprendre le travail du bon pied!

Peut-être avez-vous reconnu les questions initiales de la méthode QQOQCCP (Qui fait quoi, quand, comment, combien et pourquoi). Cette méthode est incontournable, à mon avis, lorsque vient le temps d’organiser et de gérer le travail à distance (télétravail). Elle vous oblige en effet à revenir aux bases en vous forçant à porter attention à des détails qu’on tient parfois pour acquis.

L’erreur à ne pas faire avec un projet web, c’est d’engager toutes les ressources du marché avant même d’avoir considéré les objectifs à atteindre. Pour un site web, par exemple, on se posera des questions comme celles-ci :

Pour collaborer efficacement, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion des contacts clients (Customer Relationship Management ou CRM), d’un outil de gestion des tâches (parfois intégré au CRM) et d’un moyen de communiquer et d’effectuer des présentations à distance (Skype, Google Hangout et autres plateformes du genre). Savoir rédiger des courriels professionnels contribuera également à rendre le travail à distance plus efficace.

Choisir le « bon outil » dépend de vos besoins, de vos habitudes, mais aussi de vos compétences informatiques. N’allez pas vers des solutions personnalisées super onéreuses si vous n’avez besoin que d’un endroit pour placer vos contacts – dans ce cas, plusieurs outils infonuagiques suffisent. À l’inverse, ne croyez pas vous en sortir avec la version d’essai d’un CRM si vous devez gérer des centaines d’employés et des milliers de transactions!

Si vous hésitez à adopter un outil, demandez conseil à un spécialiste et prenez le temps de les essayer avant de les acheter. Mieux vaut se renseigner avant d’acheter un logiciel à gros prix, d’autant plus que des solutions gratuites ou accessibles existent en abondance.

Cet aspect du travail de gestion est souvent perdu de vue, à mesure que les semaines passent ou qu’un projet tarde à aboutir. À quel moment et à quelle fréquence effectuer du suivi auprès des collaborateurs et des sous-traitants?

En tant que chargé de projet, j’aime penser qu’un projet en cours et dont la réalisation va bon train n’a pas besoin d’être accompagné ou ralenti par des réunions à n’en plus finir. Au besoin, il sera bénéfique pour tout le monde de déterminer la fréquence du suivi à même le contrat.

Si le travail avance bien, un courriel à chaque intervenant et au client par semaine tout au plus. Si une rencontre ou un appel avec le client est nécessaire, je m’assure d’avoir toutes les données en main pour ne pas avoir à recontacter inutilement des collaborateurs. Je n’invite les collaborateurs qu’aux rencontres où leur présence est indispensable ou requise, puisque c’est mon rôle de gérer le projet et de communiquer avec tous les intervenants. Je n’impose jamais une réunion d’équipe à mon client et mes partenaires si ce n’est pas absolument nécessaire au bon déroulement du mandat. Au besoin, je mettrai le client en contact uniquement avec le ou les collaborateurs directement concernés.

Dans le cas d’un projet à très long terme, si un suivi hebdomadaire n’est pas requis par le client, j’applique tout de même la règle du « un courriel par semaine » auprès de mes collaborateurs et exécutants. Il est important pour moi de ne jamais laisser le silence prendre la parole dans mes communications d’affaires!

Dans le cas d’un projet qui tarde, à moins d’un avis contraire de la part du client, je communique au moins une fois par mois, afin de m’assurer de ne pas perdre le contrat, mais aussi pour garder la relation avec mon client bien vivante. Il n’est pas nécessaire d’inonder de courriels un client qui n’a pas de temps à vous consacrer et, plus important encore, vous finiriez pas y laisser votre santé. L’américain moyen passe déjà trop de temps à rédiger des courriels et à communiquer en ligne, on doit apprendre à répartir adéquatement nos efforts si on veut éviter l’épuisement!

Évidemment, ces règles changent légèrement à chaque nouveau mandat. Retenez surtout ceci :

• Évitez d'attraper la réunionite. Travailler à distance, c'est justement une bonne façon de réduire les rencontres, les discussions inutiles et les réunions superflues.
• Les collaborateurs doivent avoir accès aux documents et aux informations pertinentes dans des délais raisonnables. Vingt-quatre heures, ça ne donne pas beaucoup de temps pour ajouter une tâche complexe à son horaire.
• Effectuez un suivi régulier, par courriel ou par téléphone. Ça vous aidera à éviter les ralentissements et à développer une meilleure relation!

Dans la plupart des situations, on pourrait croire qu’un simple courriel suffit pour dire « voilà, j’ai fait mon suivi »!

Pour ma part, j’utilise un CRM complet pour la gestion de mes communications avec les clients et les intervenants. J’ajoute systématiquement tous mes contacts professionnels à cet outil, qui me permet à la fois de retrouver facilement les informations d’un client, mais aussi de suivre l’évolution de projets et de tâches en quelques clics, sans devoir déranger qui que ce soit. Pour qu’un tel outil de gestion fonctionne, tous les intervenants doivent évidemment l’utiliser correctement.

Pour certains projets, j’aime cependant utiliser des outils plus visuels. Dans ce genre de cas, j’aime beaucoup Trello – un outil de collaboration en ligne dont l’affichage en vignette permet de visualiser rapidement de l’information. Associé à ses principales extensions, Trello devient rapidement un incontournable, autant pour gérer vos projets que pour les présenter au grand public. De plus en plus de compagnies l’utilisent d’ailleurs comme « réseau social semi-privé », pour tenir leur communauté à jour ou pour présenter une vue d’ensemble des projets à venir.

Mais les outils sont tellement nombreux et différents que je n’oserais terminer cet article en vous en suggérant un en particulier. Mon conseil? Créez-vous une adresse courriel « essais@ », inscrivez-vous à de nombreux outils et testez-les! Vous trouverez éventuellement, comme moi, les outils numériques qui donneront des ailes à votre gestion de projet en télétravail. Du même coup, vous éviterez à votre boîte de courriel principale d’être submergée de publicités, de rappels et autres infolettres! Attentions aux maliciels par contre : certains outils « gratuits » réservent parfois de mauvaises surprises.