Comment répondre efficacement à vos courriels?

marise Méthodes de travail, Révision

Quelques trucs de rédaction pour répondre à vos courriels professionnels

Votre boîte de messages se remplit à vue d’œil et vous aimeriez pouvoir mieux gérer le temps que vous passez à rédiger vos courriels?

Pour un travailleur autonome comme pour un entrepreneur, il est en effet important de répondre rapidement aux clients et aux partenaires. Mais que faire pour lire et envoyer tous les messages importants tout en effectuant vos autres tâches urgentes?

Dans cet article, je vous propose quelques petits trucs simples pour gagner en efficacité devant votre écran et ne pas y passer toute la journée!

Faites le tri de vos messages

Répondez d’abord aux messages qui urgent en premier. Un client demande de l’information sur vos produits? Un collaborateur vous fait parvenir un contrat? Assurez-vous de traiter rapidement et efficacement ce genre de demande en consacrant du temps dans votre journée pour cette tâche. En oubliant ces demandes dans votre boîte, vous risquez de perdre des opportunités d’affaires ou de miner la relation de confiance que vous entretenez avec ceux que vous aurez trop fait attendre.

En gros, consacrez plus d’attention à vos courriels professionnels et moins à vos abonnements, infolettres et autres distractions. Pour rendre les choses encore plus efficaces, n’hésitez pas à utiliser des outils de suivi, à filtrer vos courriels importants pour classer plus facilement ce que vous avez à faire, ou à créer un dossier distinct pour un client en particulier.

Les réponses automatiques peuvent aussi être très utiles si vous voulez passer moins de temps à écrire des courriels. Si certaines questions reviennent plus souvent que d’autres (vos tarifs, vos méthodes de fonctionnement, etc.), préparez-vous des « modèles » de courriels pour répondre rapidement à vos destinataires.

Rédigez et allez droit à l’essentiel

Rédiger des courriels professionnels demande du temps, de l’attention et des efforts pour bien organiser ses idées.

En moyenne, les professionnels passent 650 heures par année à rédiger et à consulter des courriels. C’est énorme. Ces tâches représentent parfois plus du quart du temps de travail!

Pour optimiser votre méthode de rédaction, gardez les choses simples, claires et directes, dans l’objet comme dans le corps du message. Un courriel professionnel sert à transmettre de l’information, non à prouver vos talents de rédacteur ou à multiplier les métaphores. Retenez ainsi ces trois expressions et appliquez-les lorsque vous rédigez un courriel professionnel :

  1. Clarté des propos
  2. Simplicité des phrases
  3. Efficacité du discours

Rappelez-vous aussi qu’un courriel n’est ni une lettre (longue et détaillée) ni un texto (personnel et extrêmement bref). Si vous avez beaucoup à dire sur plusieurs sujets, peut-être qu’une lettre jointe au courriel serait plus efficace. Ou même un rapport, une présentation PowerPoint, un document annexé, etc. Plus vous serez efficace dans l’utilisation des outils à votre disposition, plus vous augmenterez vos chances d’être lu et compris.

Objet et sujet du message

En ce qui concerne l’objet de votre message, ajoutez-y toutes les informations pertinentes qui favoriseront l’accélération du suivi. Un numéro de facture ou de dossier, un mot clé, le nom et la date d’un événement ou d’une rencontre, etc. Surtout, n’écrivez pas une jolie phrase pour le plaisir d’en mettre plein la vue : il s’agit d’un « titre », d’un endroit où l’on doit, en une ou deux secondes, repérer de quoi parle le courriel.

Structure du courriel

Pour rédiger votre message, je suggère habituellement de suivre la structure d’une lettre professionnelle :

  1. Salutation d’usage
  2. Une introduction où vous indiquez en une ou deux phrases le sujet de votre correspondance, la raison de votre message ;
  3. Quelques paragraphes dans lesquels vous indiquez toutes les informations nécessaires et pertinentes. Règle générale, respectez ce principe : une idée principale par paragraphe.
  4. Une conclusion où vous indiquez clairement ce que vous attendez de votre interlocuteur et TOUS les détails qui permettront de préciser la suite des choses ou de clore la conversation.

Autre conseil de rédaction : évitez les points de suspension, les imprécisions, les questionnements sans réponse. Votre courriel ne sert pas à réfléchir tout haut, mais à transmettre de l’information facile à assimiler.

Répondez-vous clairement aux attentes ou aux interrogations de votre destinataire? Identifier l’interlocuteur, déterminer l’information (où, quand, quoi, comment) à transmettre et vérifier pourquoi la communication est nécessaire sont toutes des étapes qui vous permettront d’accélérer la planification et la structure de vos courriels. Il n’y a rien de plus énergivore qu’une longue suite de courriels où il faut « débroussailler » l’information!

Révisez, révisez, révisez!

Prenez le temps de réviser votre message. Relire votre courriel à voix haute permet aussi de repérer les endroits problématiques. Si vous accrochez sur une phrase, votre lecteur accrochera également.

Un correcteur automatique, comme le logiciel Antidote, peut être très efficace pour corriger les fautes qui se glissent dans les courriels. En plus de faire meilleure impression, vous attirerez ainsi l’attention de votre destinataire sur l’essentiel : votre message et non les problèmes de grammaire!

Un courriel bien révisé peut faire la différence entre une vente et un client qui hésite à passer à l’action.

Joignez l’utile… et vos pièces jointes

Pour être bien certain de ne rien oublier (CV ou document en pièce jointe, informations demandées, cordonnées pour vous rejoindre, factures, liens, etc.), faites toujours une petite vérification finale.

Autre truc pour ceux qui ont tendance à appuyer sur « envoyer » plus vite que leur ombre : n’indiquez l’adresse du destinataire de votre message qu’une fois que vous aurez révisé votre courriel et joint tous les documents nécessaires. Comme cela, vous ne risquez pas d’envoyer un message incomplet à un client!

Des salutations en moins de deux

Votre message est presque fin prêt à envoyer. Il ne vous reste qu’à ajouter une formule de politesse adaptée et à signer le tout. Le courriel ne requiert pas toujours ce genre de décorum, mais c’est une bonne pratique qui n’est pas encore disparue.

Un simple « passez une bonne fin de journée M. Untel! » peut suffire. Il n’est pas toujours pertinent d’utiliser les formules traditionnelles lourdes et encombrantes, surtout si vous tentez d’établir un lien plus convivial avec votre destinataire.

Pour ce qui est de la signature, pensez à ajouter automatiquement une signature électronique (comprenant votre nom, votre poste et vos coordonnées). Cela donne une image plus professionnelle, en plus de vous faire gagner du temps. Ainsi, votre destinataire saura exactement à qui répondre et comment vous contacter.

C’est dans la boîte!

Si vous avez un courriel à envoyer à un client ou à un partenaire, ne laissez pas les dossiers qui s’accumulent retarder l’envoi de votre message. Prenez simplement le temps de planifier votre rédaction et celle-ci sera bien plus fluide. Réfléchissez au message que vous voulez envoyer : en mettant de l’ordre dans les informations à inclure, vous éviterez les digressions, les longueurs et les informations superflues qui pourraient vous faire perdre du temps.

En fin de compte, il n’y a qu’une chose qui compte vraiment pour rédiger un courriel professionnel : que votre lecteur comprenne rapidement de quoi vous voulez lui parler.

Avez-vous des trucs pour faciliter la rédaction de vos courriels d’affaires? Faites-moi part de vos idées, de vos méthodes ou de vos outils préférés!

À propos de l'auteure

Marise Belletête

Marise est rédactrice, réviseure et écrivaine. Elle manie la langue française avec finesse et créativité, aussi adroite avec les règles de grammaire que la prose et la poésie. Rédactrice Web et réviseure chez REmédia depuis 2017, Marise rédige, révise et optimise les contenus créés par l'agence, en plus de poursuivre sa carrière artistique.

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